Kompetenzfeld 2 von 7 plus PEXXA KI-Werkstatt

Strategischer Beschaffungsprozess

Name: Strategischer Beschaffungsprozess
Author: Michael Neumann

Der komplette Weg von der Ausgabenanalyse bis zur Auftragsvergabe, in fünf Schritten. Ihr Team lernt, den Bedarf des Unternehmens zu erheben, Stakeholder zu gewinnen, eine tragfähige Beschaffungsstrategie zu entwickeln, sauber auszuschreiben und die Empfehlung so vorzutragen, dass das Management sie mitträgt.

Das Kompetenzfeld deckt alle Erfahrungsstufen ab. Sieben der dreizehn Kurse sind Grundlagen, fünf liegen auf der Mittelstufe, einer richtet sich an Fortgeschrittene. Es beginnt beim Überblick über den fünfstufigen Prozess und endet bei der Beschaffungsempfehlung vor der Geschäftsführung. Wer neu ist, baut das Fundament auf, wer seit Jahren strategisch einkauft, findet die Struktur für das, was ohnehin getan wird. Jede Lektion ist mit ihrer Niveaustufe gekennzeichnet.

Kurse

Lektionen

15:15

Stunden Video

Arbeitsblätter

Wissensfragen

Diese Fragen beantwortet das Kompetenzfeld

Wie entstehen professionelle Beschaffungsstrategien für die eigenen Warengruppen?
Welche Struktur hilft, den strategischen Beschaffungsprozess effektiv zu steuern?
Wie werden Strategien an langfristigen Geschäftsanforderungen ausgerichtet?
Welche Werkzeuge unterstützen eine effiziente Umsetzung?
Wie wird der Erfolg der Beschaffung gemessen und verbessert?

Für welche Rollen in Ihrem Team

Für alle, die Warengruppen und Beschaffungsprojekte verantworten: strategische Einkäufer, Category Manager, Lead Buyer, Projektverantwortliche in der Beschaffung und Einkaufsleitungen. Ebenso für operative Einkäufer, die den Schritt in die strategische Arbeit gehen sollen. Dieses Kompetenzfeld steht in drei der vier Lernpfade: im Schwerpunkt der strategischen Einkaufsrolle, im Schwerpunkt für Category Lead und Lead Buyer, und mit seinen Grundlagenkursen im Einstieg für Berufs- und Quereinsteiger. Es ist damit das am breitesten belegte Feld im Katalog. Vorkenntnisse sind nicht nötig, der Aufbau beginnt beim Überblick über den Prozess und führt bis zur Präsentation vor dem Management.

Das kann Ihr Team danach

✓Beschaffungsstrategien fundiert planen und entwickeln, mit dem sechsstufigen Entwicklungsprozess und einem Baukasten aus zwanzig Beziehungs-, Beschaffungs- und Vertragsstrategien.
✓Den Beschaffungsprozess effektiv steuern und nachhaltig optimieren, gestützt auf den fünfstufigen Prozess, eine Governance-Struktur, die saubere Projektdefinition und die Team-Charta.
✓Beschaffungsziele mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang bringen, über die Geschäftsbedarfsanalyse nach dem AQSCIRS-Modell und die Einbindung der sieben Stakeholder-Typen.
✓Die Werkzeuge des Prozesses gezielt einsetzen: Ausgabenanalyse in fünf Schritten, IST-Analyse, Know Your Supplier, RFI, RFQ, RFP und das achtstufige Ausschreibungsverfahren.
✓Den Erfolg der Beschaffungsstrategie messen und fortlaufend verbessern, mit den zehn Kennzahlen der Ausgabenanalyse und der Messung der Stakeholder-Kommunikation.
✓Die Beschaffungsempfehlung so präsentieren, dass das Management Geld, Zeit und Ressourcen für die Umsetzung freigibt.

Die Werkzeuge, die im Team ankommen

Keine Modelle zum Auswendiglernen, sondern Vorlagen und Abläufe, die am nächsten Tag am Schreibtisch benutzt werden, plus die Vorlage der PEXXA KI-Werkstatt.

PEXXA KI-Werkstatt: RFx-Entwurf die KI-Vorlage zu diesem Kompetenzfeld Fünfstufiger Beschaffungsprozess der rote Faden von der Vorbereitung bis zur Auftragsvergabe Team-Charta wer im Beschaffungsprojekt was entscheidet, auf einem Blatt IST-Analyse wo stehen wir, wo wollen wir hin, wie kommen wir dorthin Ausgabenanalyse in fünf Schritten identifizieren, extrahieren, bereinigen, kategorisieren, analysieren Zehn Kennzahlen der Ausgabenanalyse die Zahlen, mit denen Ausgaben tatsächlich gesteuert werden Stakeholder-Mapping alle Beteiligten auf vier Strategien reduzieren, statt jeden einzeln zu bespielen Stakeholder-Profiling vier Persönlichkeitstypen und die passende Ansprache für jeden Kommunikationsplan einfach genug, dass er im Alltag auch benutzt wird Know Your Supplier woran ein guter Lieferant zu erkennen ist, bevor man ihn braucht AQSCIRS-Modell Geschäftsanforderungen in sieben Gruppen, damit kein Bedarf vergessen wird Sechsstufige Strategieentwicklung von der Analyse zur unterschriftsreifen Beschaffungsstrategie Strategiebaukasten vier Beziehungs-, elf Beschaffungs- und fünf Vertragsstrategien zum Kombinieren Achtstufiger Ausschreibungsprozess die Ausschreibung als Ablauf, nicht als Bauchgefühl Beschaffungsempfehlung die Vorlage, mit der das Management Geld, Zeit und Ressourcen freigibt

Alle 49 Lektionen im Detail

Dreizehn aufeinander aufbauende Kurse. Ein Klick auf den Kurs zeigt seine Lektionen. Jede Lektion dauert 15 bis 20 Minuten und ist einzeln abschließbar.

Einführung in den strategischen Beschaffungsprozess

Der Überblick zuerst: die fünf Schritte, die aus Bestellen ein Beschaffen machen.

6 Lektionen · Grundlagen

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017.1Einführung in den strategischen BeschaffungsprozessGrundlagenDer fünfstufige Prozess im Überblick: warum es ihn braucht, welche Rolle der Einkauf darin spielt, dazu Merkmale, Vorteile und Ziele. mit Arbeitsblatt

017.2Strategischer Beschaffungsprozess: Schritt 1GrundlagenDie Vorbereitung, mit den kritischen Anforderungen, die den ganzen Prozess überhaupt tragen. mit Arbeitsblatt

017.3Strategischer Beschaffungsprozess: Schritt 2GrundlagenDie vier Schlüsselaktivitäten der Analysephase: Ausgabenanalyse, Geschäftsbedarfsanalyse, Recherche und Know Your Supplier. mit Arbeitsblatt

017.4Strategischer Beschaffungsprozess: Schritt 3GrundlagenDie Schlüsselaktivitäten der Strategiephase: Optionen für die Beschaffungsstrategie und die Entwicklung der Strategie selbst. mit Arbeitsblatt

017.5Strategischer Beschaffungsprozess: Schritt 4GrundlagenDie drei Schlüsselaktivitäten am Markt: kompetitive Ausschreibung, Aufschlüsselung des Preises und Verhandlungsführung. mit Arbeitsblatt

017.6Strategischer Beschaffungsprozess: Schritt 5GrundlagenDie Implementierung mit Bewertung und Lieferantenauswahl, Beschaffungsempfehlung und Auftragsvergabe. mit Arbeitsblatt

Umfang und Kontrolle

Ein Beschaffungsprojekt ist ein Projekt. Wer entscheidet was, und wo hört es auf?

4 Lektionen · Mittelstufe

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018.1Einführung in die Steuerung von BeschaffungsprojektenMittelstufeEine Governance-Struktur und die wichtigsten Rollen im Beschaffungsteam, von Projektsponsor über Projektmanager bis zu den Stakeholdern.

018.2Definition des BeschaffungsprojektsMittelstufeBeschaffungsprojekte nach dem Optimal-Prinzip definieren: Vision, Umfang, Erfolgskriterien, Leistungen, Phasen, Aufgaben und Meilensteine.

018.3Scoping des BeschaffungsprojektsMittelstufeDen Umfang bestimmen, indem festgelegt wird, was in das Projekt hineingehört und was ausdrücklich nicht.

018.4Team-Charta für das BeschaffungsprojektMittelstufeWie die Projektteam-Charta erstellt wird und was hineingehört. Sie ist der Wegweiser für das ganze Beschaffungsteam. mit Arbeitsblatt

Die Recherche

Vor jeder Veränderung steht ein ehrliches Bild vom Ist-Zustand.

4 Lektionen · Mittelstufe

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019.1Einführung in die RechercheMittelstufeDer Schritt Recherche im strategischen Beschaffungsprozess und wie daraus eine Ist-Analyse entsteht, auf die sich das Team stützen kann.

019.2Erfassung von BeschaffungsinformationenMittelstufeWas soll beschafft werden, wo, wie und wann? Die vier Fragen, die die Informationsbeschaffung strukturieren.

019.3Analyse von BeschaffungsinformationenMittelstufeRohdaten in belastbare Informationen verwandeln, auf die sich eine Entscheidung im Beschaffungsprozess wirklich stützen lässt.

019.4IST-AnalyseMittelstufeDer entscheidende Schritt, der drei Fragen beantwortet: Wo stehen wir jetzt, wo wollen wir hin, wie kommen wir dorthin? mit Arbeitsblatt

Die Ausgabenanalyse

Die eigenen Ausgaben zu kennen ist der Grundstein. Erstaunlich wenige tun es.

4 Lektionen · Mittelstufe

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020.1Einführung in die AusgabenanalyseMittelstufeEiner der Grundsteine des strategischen Beschaffungsprozesses, mit den Vorteilen gegenüber einer Arbeitsweise ohne Ausgabenanalyse.

020.2Der Prozess der AusgabenanalyseMittelstufeFünf Schritte zu einer belastbaren Analyse: identifizieren, extrahieren, bereinigen, kategorisieren, analysieren.

020.3Ansätze zur AusgabenanalyseMittelstufeSelbst machen, zentral mit Business-Intelligence-Werkzeugen oder über Dienstleister. Die drei Wege im Vergleich.

020.4Kennzahlen der AusgabenanalyseMittelstufeDie zehn häufigsten Kennzahlen und wie sich Ausgabendaten darauf herunterbrechen lassen. mit Arbeitsblatt

Stakeholder Engagement, Teil 1

Wer im Haus mitreden will, und wie sich herausfinden lässt, wer das wirklich ist.

4 Lektionen · Grundlagen

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021a.1Einführung in die Einbindung der StakeholderGrundlagenSieben Stakeholder-Typen, die in den Beschaffungsprozess gehören, die Vorteile ihrer Einbindung und die Frage, warum Menschen sich Veränderungen widersetzen.

021a.2Stakeholder-Engagement-ProzessGrundlagenEin Prozess in vier Schritten, hier mit dem Schwerpunkt auf Schritt 1: die Stakeholder überhaupt zu identifizieren. mit Arbeitsblatt

021a.3Stakeholder-MappingGrundlagenSchritt 2, die Stakeholder-Übersicht. Sie reduziert Kommunikation und Einbindung auf vier klare Strategien statt lauter Einzelfälle. mit Arbeitsblatt

021a.4Stakeholder-ProfilingGrundlagenSchritt 3, die Stakeholder-Profile. Die vier häufigsten Persönlichkeitstypen und wie mit jedem von ihnen zu sprechen ist.

Stakeholder Engagement, Teil 2

Von der Übersicht zur Einbindung: kommunizieren, überzeugen, den Erfolg messen.

4 Lektionen · Grundlagen

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021b.1Einbindung der StakeholderGrundlagenSchritt 4 und damit der letzte: die eigentliche Einbindung, mit den kritischen Erfolgsfaktoren dafür.

021b.2Planung der Stakeholder-KommunikationGrundlagenWoran Kommunikation mit Stakeholdern scheitert, und warum ein einfacher Kommunikationsplan mehr bringt als ein perfekter. mit Arbeitsblatt

021b.3Aktive und passive Stakeholder-KommunikationGrundlagenDie aktiven und die passiven Kommunikationsarten, ihre Merkmale und wann welche die richtige ist.

021b.4Messung des Erfolgs der Stakeholder-KommunikationGrundlagenAkzeptanz, Buy-in und tatsächlich ergriffene Maßnahmen: woran sich messen lässt, ob die Kommunikation gewirkt hat. mit Arbeitsblatt

Die Lieferantenanalyse

Know Your Supplier: woran ein guter Lieferant zu erkennen ist.

1 Lektion · Grundlagen

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022.1Lieferantenanalyse (Know Your Supplier)GrundlagenEine Methode zur Lieferantenbewertung, mit der sich beurteilen lässt, was einen guten Lieferanten ausmacht. mit Arbeitsblatt

Die Geschäftsbedarfsanalyse

Der wichtigste Erfolgsfaktor des ganzen Prozesses, und der am häufigsten übersprungene.

4 Lektionen · Grundlagen

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023.1Einführung in die GeschäftsbedarfsanalyseGrundlagenWas die Geschäftsbedarfsanalyse leistet, wann sie einzusetzen ist und warum sie über den Erfolg des Beschaffungsprozesses entscheidet.

023.2Komponenten der GeschäftsbedarfsanalyseGrundlagenDas AQSCIRS-Modell ordnet Geschäftsanforderungen in sieben Gruppen, damit der Bedarf jedes Stakeholders klar definiert ist.

023.3Wie man eine Geschäftsbedarfsanalyse entwickeltGrundlagenEin Prozess in sechs Schritten für die eigene Geschäftsbedarfsanalyse. mit Arbeitsblatt

023.4Wie man eine Geschäftsbedarfsanalyse einsetztGrundlagenAus der Bedarfsanalyse ein RFI oder RFP machen, Lieferanten bewerten und auswählen, Sourcing- und Geschäftsstrategie abstimmen, Zugeständnisse planen und die Lieferantenleistung messen. mit Arbeitsblatt

Entwicklung einer Beschaffungsstrategie

Aus Analyse wird Strategie, in sechs Schritten und mit fester Struktur.

4 Lektionen · Mittelstufe

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024.1Einführung in die Entwicklung einer BeschaffungsstrategieMittelstufeDas wichtigste Ergebnis des strategischen Beschaffungsprozesses, und was es gegenüber der Arbeit ohne Strategie bringt.

024.2Bestimmen Sie die Inhalte und die Struktur Ihrer BeschaffungsstrategieMittelstufeDie wesentlichen Inhalte einer Beschaffungsstrategie, empfohlen und im Einzelnen beschrieben. mit Arbeitsblatt

024.3Entwicklung einer Beschaffungsstrategie: Schritte 1 bis 3MittelstufeDie ersten drei Schritte des sechsstufigen Entwicklungsprozesses. mit Arbeitsblatt

024.4Entwicklung einer Beschaffungsstrategie: Schritte 4 bis 6MittelstufeDie Schritte 4 bis 6, mit denen die Strategie steht.

Strategieoptionen

Zwanzig Strategiebausteine zum Kombinieren, statt einer Strategie von der Stange.

5 Lektionen · Mittelstufe

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025.1Einführung in die Arten von BeschaffungsstrategienMittelstufeDrei Arten von Strategien, Beziehungs-, Beschaffungs- und Vergabestrategie, und wie sich die Kombination finden lässt, die zum Ziel führt. mit Arbeitsblatt

025.2Beziehungsorientierte StrategienMittelstufeVier Arten von Lieferantenbeziehungen und die Frage dahinter: Welche Beziehung braucht es mindestens, um die Kosten- und Wertziele zu erreichen?

025.3Beschaffungsorientierte StrategienMittelstufeDie elf wirksamsten und am häufigsten genutzten Beschaffungsstrategien.

025.4Vertragsorientierte StrategienMittelstufeDie fünf wirksamsten und am häufigsten genutzten Vertragsstrategien.

025.5Aufbau Ihrer strategischen BeschaffungsstrategieMittelstufeEin Leitfaden für die wirksamste Kombination aus Beziehungs-, Beschaffungs- und Vertragsstrategie. mit Arbeitsblatt

Der Ausschreibungsprozess

RFI, RFQ, RFP, E-Auktion: welches Verfahren wann, und der Ablauf dahinter.

4 Lektionen · Grundlagen

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026.1Einführung in wettbewerbsorientierte AusschreibungenGrundlagenDie Arten der kompetitiven Ausschreibung, dazu wann und wie sie durchzuführen ist.

026.2RFI und Interessensbekundungsverfahren (EOI)GrundlagenRFI und EOI im Vergleich, mit den sieben häufigsten Gründen, eines von beiden einzusetzen.

026.3RFT, RFQ, RFP, E-Auktion und E-SourcingGrundlagenDie Unterschiede zwischen den Verfahren und Leitlinien dafür, wann welches passt.

026.4Der AusschreibungsprozessGrundlagenEin kompetitives Ausschreibungsverfahren in acht Schritten, von Anfang bis Ende. mit Arbeitsblatt

Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Die Entscheidung selbst, strukturiert statt aus dem Bauch.

1 Lektion · Grundlagen

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027.1Lieferantenbewertung und LieferantenauswahlGrundlagenEin strukturierter, mehrstufiger Prozess zur Bewertung und Auswahl von Lieferanten, mit seinen Vor- und Nachteilen. mit Arbeitsblatt

Die Beschaffungsstrategie richtig präsentieren

Die beste Strategie nützt nichts, wenn das Management sie nicht freigibt.

4 Lektionen · Fortgeschritten

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028.1Empfehlungen für die BeschaffungsstrategieFortgeschrittenDie Beschaffungsempfehlung ist das, was Geld, Zeit und Ressourcen für die Umsetzung freigibt. Was hineingehört und warum.

028.2Struktur und Inhalt der BeschaffungsempfehlungFortgeschrittenInformationen sammeln, das Wesentliche auswählen, strukturiert darstellen, Fachjargon und komplizierte Formulierungen weglassen.

028.3Tipps für die Präsentation von BeschaffungsempfehlungenFortgeschrittenZehn Hinweise für den Vortrag, mit dem das Management hinter die Beschaffungsstrategie kommt.

028.4Umgang mit Fragen in der Präsentation von BeschaffungsempfehlungenFortgeschrittenNeun Hinweise für Planung, Durchführung und die Fragen während und nach der Präsentation.

Die PEXXA KI-Werkstatt: RFx-Entwurf

KI steht bei PEXXA nicht neben den sieben Kompetenzfeldern, sondern horizontal über allen: erst das Handwerk, dann das Werkzeug. Deshalb gehört zu jedem Kompetenzfeld eine PEXXA KI-Werkstatt aus vier Bausteinen.

Vorlage: eine erprobte Vorlage für die KI-Systeme, die Ihr Team ohnehin nutzt (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini)
Learning Shot: eine kurze Anleitung, wie die Vorlage im Arbeitsalltag eingesetzt wird
Leitplanken: klare Regeln, welche Daten hineindürfen und wie Ergebnisse geprüft werden
Nachweis: die KI-Kompetenz steht im Teilnahme-Zertifikat, als Beitrag zur Pflicht aus Artikel 4 der KI-Verordnung

Für dieses Feld entsteht die Vorlage RFx-Entwurf: Sie liefert den Entwurf für RFI, RFQ und RFP in Minuten und hilft, Angebote zu normalisieren und zu gewichten. Ihr Team redigiert, statt zu schreiben. Die Werkstatt wächst Feld für Feld; Verhandlungscoach und PACEmaker sind fertig, die weiteren Vorlagen folgen in den kommenden Monaten.

Warum es PEXXA gibt

Dieses Handwerk lernt man nicht aus Büchern, sondern indem jemand es zeigt. Früher nahmen erfahrene Kolleginnen und Kollegen die Jüngeren mit, man hörte zu, machte Fehler und lernte daraus. Diese Lernphase neben dem Tagesgeschäft gibt es heute kaum noch. Routine wandert in Systeme ab, erfahrene Kollegen gehen in den Ruhestand und nehmen Wissen mit, das nie aufgeschrieben wurde. Genau diese Lücke schließt PEXXA.

Michael Neumann, Gründer der PEXXA Procurement Excellence Academy. 35 Jahre im Einkauf, zuletzt als Berater und Einkaufsleiter in Konzern und Mittelstand.

35 JahrePraxis im Einkauf, aus der die Inhalte stammen mehrere tausendEinkäuferinnen und Einkäufer national und international haben damit bereits gelernt 163 Lektionenin sieben Kompetenzfeldern, alle im Zugang enthalten

Wie gelernt wird

Animierte Lernvideos15 bis 20 Minuten je Lektion, klar strukturiert, ohne Umwege.

42 ArbeitsblätterDigital ausfüllbar, für Ausgabenanalyse, Stakeholder-Mapping, Geschäftsbedarfsanalyse und die Beschaffungsstrategie.

51 WissensfragenKurze Fragen im Video zur Selbstüberprüfung während des Lernens.

30 bis 40 Minuten am TagEine Lektion passt zwischen zwei Termine, im eigenen Tempo.

Jede Lektion gekennzeichnetGrundlagen, Mittelstufe oder Fortgeschritten. Jede Person steigt dort ein, wo sie steht.

Aus der PraxisEntwickelt von Einkaufspraktikern, aus direkten und indirekten Warengruppen, operativ und strategisch, aus Mittelstand und Großunternehmen.

Teilnahme-Zertifikat für die Personalakte

Nach dem Durcharbeiten aller Lektionen erhält die teilnehmende Person ein personalisiertes Teilnahme-Zertifikat. Sie dokumentiert die Teilnahme nachvollziehbar, für die Personalentwicklung ebenso wie für Schulungsnachweise und Audits.

So kommt das Kompetenzfeld in Ihr Team

ZugangDie Auslieferung erfolgt über das PEXXA Lernsystem. Die Freischaltung übernehmen wir, Ihre Mitarbeitenden erhalten ihre Zugangsdaten direkt. Eine Anbindung an Ihre eigenen Systeme ist nicht erforderlich.

Überblick ohne ÜberwachungSie erhalten ein aggregiertes Fortschritts- und Kompetenz-Reporting, nicht personenbezogen und damit im Einklang mit der Mitbestimmung.

MitwachsendKommen neue Mitarbeitende dazu, werden sie im laufenden Programm freigeschaltet.

BegleitetSie haben eine feste Ansprechperson bei PEXXA, vom Start bis zum Abschluss.

Fragen, die vor der Entscheidung kommen

Wie viel Zeit muss mein Team einplanen?›

15 Stunden 15 Minuten Video plus die Arbeit mit den Vorlagen. Bei 30 bis 40 Minuten am Tag ist dieses Kompetenzfeld in rund acht Wochen durchgearbeitet. Es muss nicht am Stück laufen: Jeder der dreizehn Kurse ist einzeln abschließbar, jede Lektion dauert 15 bis 20 Minuten.

Lohnt sich das auch für operative Einkäufer?›

Ja, und es ist der übliche Weg in die strategische Arbeit. Sieben der dreizehn Kurse sind Grundlagen und setzen keine strategische Rolle voraus. Wer den Prozess einmal im Ganzen gesehen hat, versteht auch im operativen Alltag besser, warum Entscheidungen so getroffen werden, und wird für die nächste strategische Aufgabe sichtbar.

Wir haben gar keinen definierten Beschaffungsprozess. Ist das der richtige Einstieg?›

Genau dafür ist der erste Kurs gebaut. Er zeigt den fünfstufigen Prozess im Ganzen, bevor irgendein Werkzeug kommt. Danach lässt sich entscheiden, welcher Schritt bei Ihnen zuerst aufgesetzt wird, statt alles gleichzeitig zu versuchen.

Was ist der Unterschied zum Kompetenzfeld Werkzeuge für den strategischen Einkauf?›

Dieses Feld ist der Ablauf, das andere ist der Werkzeugkasten. Hier geht es um die Reihenfolge der Schritte und ihren Zusammenhang. Dort um einzelne Analysewerkzeuge wie die Portfolioanalyse oder Porters fünf Kräfte, die an mehreren Stellen dieses Prozesses eingesetzt werden.

Was sehen wir vom Lernfortschritt?›

Ein aggregiertes Reporting über das Team, nicht personenbezogen. Damit ist der Aufbau nachweisbar, ohne dass die Mitbestimmung zum Thema wird.

Dieses Kompetenzfeld ist Teil des vollen Zugangs

Alle sieben Kompetenzfelder, 163 Lektionen und der komplette Werkzeugkoffer sind in jedem Zugang enthalten, ergänzt um die PEXXA KI-Werkstatt. Sie entscheiden nur, welche Schwerpunkte für welche Rolle gelten.

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